「会議は多いのに、何も決まらない」という相談は、組織の規模に関係なく届きます。会議の数を減らすことが解決策のように思われがちですが、多くの場合、問題は会議の数ではなく、会議の設計にあります。
「決まらない会議」に共通する3つの特徴 ¶
決まらない会議には共通点があります。一つ目は、「何を決めるか」が事前に共有されていないこと。二つ目は、発言量が特定の人に偏っていること。三つ目は、「決定」と「報告」と「議論」が同じ場で混在していること。この3つを整理するだけで、会議の質は変わります。
ワークショップと会議の違い ¶
ワークショップは、会議の代替ではありません。会議が「決める場」だとすれば、ワークショップは「考える場」です。普段の会議では出てこない意見を引き出し、組織の中に眠っている知恵を表面化させることが目的です。そのためには、参加者が「安全に発言できる」と感じる場の設計が必要です。
ファシリテーターの役割 ¶
ファシリテーターは、答えを出す人ではありません。参加者が自分たちで答えを出せるよう、場を整える人です。具体的には、発言の少ない人に声をかけること、議論が脱線したときに戻すこと、「今日決めること」と「今日は決めないこと」を明確にすること。これらは、内部の人間がやると難しいことが多い。
半日ワークショップの設計例 ¶
私たちが設計する半日ワークショップ（4時間）の基本構成は、最初の30分で「今日の目的と決めること」の共有、次の90分で「現状の整理と問題の言語化」、休憩後の60分で「解決策の候補出し」、最後の60分で「次のアクションの決定と担当者の確認」です。この構成は、業種や課題によって変えますが、「最後に誰が何をするか決まる」ことを必ず担保します。
ワークショップは、一度やれば終わりではありません。定期的に場をつくり続けることで、組織の対話の文化が育ちます。